金型・部品加工業専門コンサルティング

金型・部品加工業専門コンサルティング(加工コンサル)は、金型メーカーや、マシニングなどの機械加工業を専門とする経営コンサルタント事務所です。

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現場担当者に精度の高い作業日報を書かせるにはどうしたら良いですか?

FAQ

現場担当者に精度の高い作業日報を書かせるにはどうしたら良いですか?

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こんにちは、金型・部品加工業 専門コンサルティング、

代表コンサルタントの村上英樹です。

 

私の事務所に相談が多いのが、原価集計採算性評価についてです。

 

そのなかでも、原価集計の基礎となる、現場担当者の日々の日報をどのように正確に書いてもらうのか、この点についてよく相談を受けます。

 

そこで今回は、この「どうやって日報を正確に書いてもらうのか」について、まとめてみたいと思います。

これは、2者からのチェックを行うことで解決します。

 

その2つのチェックとは、

  1. 直接の上司からのチェック
  2. 経営層からのチェック

の2つです。

 

それぞれ何をチェックするのかという話の前に、まず前提となる心構えが必要です。

 

その心構えとは何かと言いますと、各担当者にとって、日報に記載する業務内容とそれぞれの工数は、いわば「請求書」と考えることが重要です。

各自が、「今日、私はこれだけ多くの作業をやりました、それを評価や給与に還元してください」とPRする、一種の請求書だと考えます。

 

では、好きなだけ多くの工数を、多少盛ってでも書いて良いのかというと、今度はそれが妥当なのかどうか、評価確認しなくてはいけません。

 

これは誰の仕事でしょうか。それが先ほどありました、2つのチェックのうちの一つ、「直接の上司によるチェック」です。

なぜ直接の上司が行うのか、その上の、課長さんや部長さんではいけないのか。

 

その理由は、その担当者が行う仕事の工数の見積りを正確にできるのが、他でもない、実務を理解できる直接の上司だからです。

ですから、その日報に記載された工数について、直接の上司さんが評価をするときは、ぜひ辛口で評価しましょう。

 

例えば、

「あれ?これ、ちょっと時間かかり過ぎてない?」とか、

「これ、次回からはもう少し短い時間で出来るかな?」

などの言葉をかけてあげたいところです。

 

さて、こうした評価確認が機能してくると、今度は、もし現場がフル稼働ではなかった場合、日報には、「その他」とか、「清掃」といった、正味作業以外の時間が出てくるはずです。

 

ところで、毎日の日報確認の際に、タイムカード時間との照らし合わせチェックは、もちろん必要です。

 

日報の合計時間とタイムカード時間は合っている、各作業の工数も厳密に適正評価されている、となると、完全なフル操業状態でない限り、「その他」などの時間を書かざるを得なくなります。

 

さてこうなると、今度は経営層からのチェックが必要です。

この「その他に書いてある時間は何をやっていたの?」と質問します。

 

もし息抜きの時間が多い人の場合、答えに困るでしょう。

 

もしそうではなく、しっかり会社に貢献出来てる人は、例えば、現場改善だとか技術研究など、今後の生産性向上につながる取り組みをやっていると思います。

それこそ会社としては、そういった取り組みを評価してあげられるチャンスです。

 

ここでまとめると、

  1. まず作業日報は、現場担当者にとって、請求書のようなもの。なるべくたくさん仕事をしたと報告してもらいます。
  2. 次に、直接の上司は、日報に書かれた作業工数の妥当性を評価確認し、必要に応じ是正をします(正味作業工数のスリム・適正化)。
  3. そして経営層は、日報に書いてある正味作業以外の「その他」項目の内訳を問いただし、不要に多くならないようにします(非正味作業時間のスリム・適正化)。

 

こういったプロセスを踏むことで、正味作業時間と非正味作業時間、両側面から適正化するための確認ができます。

こうすることで、精度の高い日報を現場担当者に書かせることができ、精度の高い作業原価集計ができます。

 

もしよろしければ、ぜひ参考にしてみてください。

 

金型・部品加工業 専門コンサルティング【加工コンサル】

代表:村上 英樹(中小企業診断士、元・プレス金型技術者)
愛知県刈谷市高松町5丁目 TEL 0566-21-2054

 

 

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