学生の夏休みの宿題にみる、仕事のやり方の違い
学生の夏休みの宿題に学ぶ、仕事の進め方
今回は、普段の加工や設計といった本業の実務とは少し異なる、補助金申請や書類作成など、間接的な仕事に焦点を当ててみたいと思います。特に、管理職の方々のお仕事がターゲットになると思います。
早速ですが、これを読んでくださっている皆さんは、学生時代の夏休みの宿題をどのようにこなしていましたか？
ある幹部クラスの方の補助金申請をサポートした際に、このテーマが浮かびました。
補助金申請のような、一見本業のお仕事よりも優先度が低く思われがちで、かつ納期が迫っている仕事は、社内の管理職の方々が行う間接的な仕事とも共通点が多いように感じられます。
こういった「優先度は実務より低いが納期が決まっている」ような間接仕事を、学生の夏休みの宿題のやり方に例えると、大きく3つのパターンに分かれるのではないでしょうか。
- 8月29日や30日など、ギリギリまで手をつけないタイプ: 納期が迫ってから慌てて始めるタイプです。
- 7月20日の夏休み初日からコツコツと進めるタイプ: 早期から少しずつ作業を進めるタイプです。
- 7月20日に全体像を把握しておき、計画的に作業を進めるタイプ: 夏休み初日に全体のスケジュールを立て、計画的に作業を進めるタイプです。
先にオチを言ってしまうと、何となく「どうせ2.か3.が良いんでしょ」という声が聞こえてきそうです。
さて、このそれぞれのタイプには、異なる意図や思惑が隠されていると考えられます。
1つ目のタイプの方は、やはりギリギリにならないとスイッチが入らないタイプなのかもしれません。しかし、このパターンは非常にリスクが高いと言えます。なぜなら、納期ギリギリに急な仕事が入ってくるとか、この時になって急に体調が悪くなるとか、思惑通りに作業できない可能性があるためです。
2つ目のタイプは、私自身同じ部類に入りますが、嫌なことは長時間やりたくないという心理が働いているのかもしれません。私の場合、あまり好きじゃない仕事は、毎日少しずつ作業することで、心理的な負担を軽減しようとしています。
3つ目のタイプは、やはり嫌な仕事という認識はありながらも、納期直前のトラブルを回避するために、事前に計画を立てておくという慎重なタイプと言えるでしょう。ポイントは7/20の段階で、作業ボリュームを事前に把握しておくことです。
いずれにしても、納期直前の作業着手は、様々なリスクを伴います。タスクのボリュームが正確に把握できていない可能性があるだけでなく、本業実務とのバランスも崩れてしまう恐れがあります。
このような働き方を続けていると、「計画性がない」「責任感がない」といった評価を受ける可能性も否定できません。
読者の皆様の会社では、管理職の方々はどのタイプに当てはまるでしょうか？
もし1つ目のパターンに当てはまる方がいらっしゃれば、改善を促すことを検討してみてはいかがでしょうか。
なぜ計画的な作業が重要なのか？
計画的な作業は、単に納期を守るためだけのものではありません。先に計画を立てることで、以下のようなメリットが得られます。
- タスクの見える化: 全体の作業量を把握しやすくなり、効果的な進捗管理も可能になります。特に、自分以外の人も絡んで行う仕事の場合には必須となります。
- リスク管理: 調べ物があるなど、潜在的に時間のかかる作業を事前に発見し、前もって対策を講じることができます。
- ストレス軽減: 「実際にやり始めるとどのくらいのボリュームがあるのかな？」という不安をずっと抱え続けるのはストレスです。先に計画しておくことで、心理的な負担を軽減することができます。
- 品質向上: 焦って作業を進める必要がなく、より質の高い仕事をすることができます。
まとめ
学生の夏休みの宿題に例えて、仕事の進め方について考えてみました。
間接的な仕事であっても、計画性を持って取り組むことが重要だと思います。常時いつもではありませんが、こういうところで仕事の進め方を人に見られている可能性があるからです。
仮に普段の実務仕事をきっちりこなすことが出来ていても、こういった納期のある間接仕事で、バタバタと慌てたり、ミスや抜け漏れだらけの仕事ぶりは、やはりあまり格好の良いものではありません。
本業実務であっても、間接仕事であっても、作業を計画的に行うことは、個人の生産性向上だけでなく、組織全体の効率化にもつながります。
今回のコラムが、皆様のお仕事の改善に少しでも役立てば幸いです。
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金型・部品加工業 専門コンサルティング
代表：村上 英樹（中小企業診断士）
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