現場担当者に精度の高い作業日報を書かせるにはどうしたら良いですか?

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「現場担当者に精度の高い作業日報を書かせるにはどうしたら良いですか?」

私の事務所に多い相談が、原価集計採算性評価についてです。

そのなかでも原価集計の基礎情報となる、現場担当者の日々の日報をどうしたら正確に書いてもらえるのか、この点についてよく相談を受けます。

そこで、この「どのように日報を正確に書いてもらうのか」について、まとめてみたいと思います。

これは、2者からのチェックを行うことで解決します。

その2つのチェックとは、次の2つです。

  • 直接の上司からのチェック
  • 経営層(総務部門)からのチェック

それぞれ何をチェックするのかという話の前に、まず前提となる心構えが必要です。

その心構えとは何かと言いますと、現場担当者にとって日報に記載する業務内容と工数は、「請求書」と考えることです。

各自が、「今日、私はこれだけ多くの作業をやりました、それを評価や給与に還元してください」とPRする、一種の請求書と考えることです。

では請求書ということでしたら、好きなだけ多くの工数を多く盛ってでも書いて良いのかというと、今度はそれが妥当なのかどうか、検証しなくてはいけません。

これは誰の仕事でしょうか。それが先ほどありました、2つのチェックのうちの最初の一つ、「直接の上司によるチェック」です。

なぜ直接の上司が行うのか、その上の上司、例えば、部長さんではいけないのか。

その理由は、その担当者が行う仕事の工数の見積りを正確にできるのが、他でもない実務を理解できる直接の上司だからです(この状況は企業ごとで異なります)。

その日報に記載された工数について、直接の上司が評価をするときは、ぜひ辛口で評価しましょう。

例えば、

「あれ?これ、ちょっと時間かかり過ぎてない?」とか、

「これ、次回からはもう少し短い時間で出来るかな?」

などの言葉をかけてあげたいところです。

さて、こうした検証が機能してくると、今度はもし現場がフル稼働ではなかった場合、日報には「その他」とか「清掃」といった、正味作業以外の時間が出てくるはずです。

ところで、毎日の日報確認の際に、その合計時間とタイムカード時間との照らし合わせ確認は、もちろん必要です。

日報の合計時間とタイムカード時間は合っている、各作業の工数も厳密に適正評価されている、となると完全なフル操業状態でない限り、「その他」など正味作業以外の時間を書かざるを得なくなります。

さてこうなると、今度は経営層(総務部門)からのチェックの出番です。

この「その他に書いてある時間は何をやっていたの?」と質問します。もし息抜き時間が多い人の場合、答えに困るでしょう。

もしそうではなく、しっかり会社に貢献出来ている人は、例えば、現場改善とか技術研究など、今後の生産性向上につながる取り組みをやっていると思います。

それこそ会社としては、そういった取り組みを評価してあげられるチャンスです。

ここで一旦まとめますと、

まず作業日報は、現場担当者にとって請求書のようなもの。なるべくたくさん仕事をしたと報告してもらいます。

次に、直接の上司は日報に書かれた作業工数の妥当性を評価確認し、必要に応じ補正をします(正味作業工数のスリム化・適正化)。

そして経営層(総務部門)は、日報に書いてある正味作業以外の「その他」項目の内訳を問いただし、ムダに多くならないよう注意します(非正味作業時間のスリム化・適正化)。

こういったプロセスを踏むことで、正味作業時間非正味作業時間について、両面から適正化するための検証ができます。

こうすることで、精度の高い日報を現場担当者に書かせることができ、結果、精度の高い作業原価集計ができます。

もしよろしければ、ぜひ参考にしてみてください。

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コラム投稿者

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代表:村上 英樹(中小企業診断士)
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